Begini Cara Print di Excel Agar Dokumen Rapi, Tidak Terpotong dan Full Kertas F4

Artikel ini membahas tentang tips mencetak atau print di excel supaya dokumen terlihat rapi, tabel tidak terpotong, ukuran huruf tidak terlalu kecil atau besar dan hasil cetak (print out) bisa full halaman kertas F4 menggunakan microsoft excel 2007, 2010, 2013, 2016, dan 2019.

Biasanya setelah selesai mengetik di excel, tahap akhir yang akan kita lakukan adalah mencetak atau melakukan print dokumen excel. Entah secara kebetulan terkadang hasil print yang kita dapatkan tidak seperti tampilan dilayar desktop.

Ya, mungkin saja hasilnya tidak rapi, sebagian tabel terpotong, skala cetak kecil, tidak full kertas F4, dll. Padahal jelas-jelas dilembar kerja dokumen excel yang kita buat terlihat tabel yang sudah diatur dan dalam keadaan utuh serta menyatu, ukuran margin kertas sudah diperbaiki, skala juga telah ditentukan tetapi entah kenapa setelah dicetak ukuran huruf sangat kecil atau bahkan semakin besar, hasil cetak terbagi menjadi beberapa bagian atau tidak full halaman, sebagian malah hasilnya tidak berada ditengah-tengah halaman, terlalu ke samping kiri atau kanan (berat sebelah).

Lantas, apakah ada kesalahan saat mencetak?? Bagaimana cara print excel yang benar agar hasilnya rapi, tidak terpotong dan full kertas F4??

Sebenarnya ini murni bukanlah kesalahan teman-teman, semua juga pernah mengalami hal ini. Akan tetapi setelah dokumen diketik jangan buru-buru dicetak. Sebelum mencetak (menge-print) ada baiknya perhatikan dulu beberapa tips yang akan saya uraikan pada artikel ini.

Mencetak dokumen excel tidak sama seperti dokumen word, walaupun keduanya merupakan satu aplikasi yang tergabung dalam Microsoft Office. Word menyediakan pengaturan margin dan ukuran kertas sebelum pengguna mengeprint.

Sementara excel tidak seperti itu.

Kalau sekedar pengaturan margin, ya sama dengan word, akan tetapi excel tidak memberikan pilihan custom untuk mengatur ukuran kertas seperti word. Kita hanya diberi kesempatan untuk memilih salah satu pilihan dari jenis kertas yang disediakan seperti A3, A4, A5, Letter, Legal, dll.

Namun ini hanya bagian kecil kelemahannya saja kok. Sebenarnya excel punya kelebihan tersendiri, salah satunya kita bisa menyesuaikan skala print out yang mana fitur ini tidak tersedia di word. Selain itu, excel juga sering digunakan untuk pengolahan data penelitian dan bisa menampung database dalam jumlah yang besar.

Cara print excel agar tidak terpotong adalah sebuah tips yang diuraikan secara mendetail agar membantu teman-teman semua dalam mencetak file excel (.xls atau .xlsx) supaya memperoleh hasil dokumen yang rapi, tidak berat sebelah serta full kertas F4 atau sesuai jenis kertas yang digunakan.

Dari pada teman-teman bosan karena banyak basa basi, langsung saja begini cara mencetak (print) file atau dokumen excel yang benar agar rapi dan tidak terpotong.

Cara Cepat Print Dokumen di Excel

Untuk mencetak dokumen di excel caranya cepat dan relatif mudah. Cara print excel bisa dilakukan dengan dua cara yaitu:

1. Menggunakan cara cepat dengan menekan shortcut print Ctrl + P di keyboard.

2. Mengaktifkan perintah excel dengan cara klik menu FILE disudut kiri atas layar kemudian pilih Print.

Kedua cara di atas akan menampilkan pengaturan print pada backstage view seperti gambar berikut. Backstage view ini hanya bisa ditemui pada excel mulai dari versi 2010, 2013, 2016, hingga 2019.

Berikut penjelasan tentang opsi pada tampilan pengaturan print microsoft office excel yaitu:

1. Copies: mengatur jumlah salinan lembaran dokumen yang ingin dicetak.

2. Print: menjalankan perintah cetak dokumen setelah mengatur opsi seperti jumlah salinan lembaran dokumen yang dicetak, jenis printer, ukuran kertas, dll.

3. Printer: menampilkan kemudian memilih jenis printer yang ingin kita gunakan untuk mencetak dokumen excel.

4. Printer Properties: menampilkan jendela properti printer, biasanya tampilan jendela ini berbeda-beda, sesuai dengan jenis printer yang kita gunakan, berikut contoh jendela properti printer Canon iP2700 series.

   
   



5. Settings:

   • Print Active Sheets: mencetak sheet yang aktif saja
   • Print Entire Workbook: mencetak semua sheet
   • Print Selection: mencetak bagian range yang terseleksi
   
   



6. Pages: mencetak sesuai nomor halaman. Misalnya kita ingin mencetak nomor halaman 3 sampai 7 maka pada kotak isian nomor pages kita ketik 3 to 7. Kalau hanya satu halaman saja yang kita cetak misalnya halaman 5, maka kita ketik 5 to 5.

7. Memilih urutan berdasarkan jumlah salinan pencetakan dokumen (copies). Misalkan jumlah salinan dokumen ada tiga rangkap dan banyak halaman yang dicetak ada 3 halaman, maka jika memilih Collated maka pencetakan rangkap pertama akan dicetak dari halaman awal hingga akhir demikian seterusnya(1,2,3; 1,2,3; 1,2,3). Sementara bila memilih Uncollated maka rangkap pertama pencetakan adalah hanya halaman awal saja demikian seterusnya (1,1,1; 2,2,2; 3,3,3).

8. Memilih jenis orientasi halaman yang dicetak (Landscape/Portrait).

9. Memilih jenis ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak misalnya Legal, A4, dll.

10. Mengatur margins atau batas tepi pada kertas cetak.

11. Mengatur skala pencetakan.

    • No Scaling - Mencetak dengan skala normal (skala 100%).
    • Fit Sheet on One Page - Menyusutkan semua bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja.
    • Fit All Column on One Page - Menyusutkan lebar bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja.
    • Fit All Row on One Page - Menyusutkan tinggi/panjang bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja.



12. Menampilkan jendela Page Setup untuk mengatur Page, Margins, Header/Footer, dan Sheet.

    
    

Setiap pengaturan yang kita lakukan akan ditampilkan langsung melalui print preview disebelah kanan bilah pengaturan print (bila menggunakan excel 2010 ke atas). Jika sudah sesuai, langkah terakhir yang kita lakukan adalah dengan memilih tombol Print.

Sepintas dari penjelasan pengaturan print ini tidak ada masalah yang begitu memberatkan. Tentu teman-teman juga sudah memahami pengaturan ini kan??

Lalu dengan pengaturan ini apakah hasil print dokumen excel sudah langsung rapi? Tentu tidak, karena tidak sesederhana itu untuk memperoleh hasil cetakan yang rapi.

Selanjutnya ikutilah tips-tips cara print excel berikut.

Tips Mencetak (Print) Dokumen Excel

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa lembar kerja excel tidak seperti lembar kerja word. Tampilan lembar kerja word sudah sesuai dengan ukuran kertas cetak.

Lain halnya dengan excel yang tampilan lembar kerjanya berbasis spreadsheet yang terdiri atas kumpulan sel hasil pertemuan antara kolom dan baris yang sangat banyak.

Tentu teman-teman bisa membayangkan bilamana bekerja dengan excel. Lembar kerja yang dipenuhi dengan sejuta sel, tentu bingung sendiri bagaimana kita tahu ukuran kertas yang mau kita gunakan. Sepertinya ujung kertas tidak kita temui sebagaimana lembar kerja yang ada di word.

Walau demikian, lembar kerja excel bisa kita cetak dengan skala tertentu sehingga tampilan hasil print lembar kerja bisa diperbesar ataupun diperkecil dari ukuran yang sebenarnya.

Untuk itu ada beberapa tips yang sobat perhatikan sebelum mencetak dokumen (print excel), yaitu:

1. Sobat harus pandai-pandai untuk memperkirakan dan mengatur lebar kolom dan juga tinggi baris agar muat dalam satu lembar kerja terutama bila menggunakan jumlah kolom yang sangat banyak.

2. Sobat pastikan sudah mengatur ukuran kertas cetak.

3. Jangan lupa mengatur margin (batas tepi) kertas cetak.

4. Manfaatkan fitur Page Layout untuk melihat tampilan dokumen sebelum sobat memutuskan untuk mencetak.

5. Bila dokumen yang sobat buat menggunakan jumlah kolom yang banyak, baiknya sobat gunakan orientasi halaman landscape atau halaman mendatar.

6. Sesuaikan Print Area yang akan dicetak bilamana sobat hanya mencetak sebagian dari worksheet yang sudah dibuat.

7. Jika dokumen yang sobat buat terdiri dari beberapa halaman, sebaiknya sobat gunakan fitur Page Break untuk memastikan pergantian setiap halaman sudah benar.

8. Terakhir, sesuaikan skala pencetakan bilamana hasil pra-cetak (bisa dilihat melalui print preview) masih terpotong dan berada diluar batas tepi kertas cetak.

Agar lebih jelas, masing-masing tips di atas akan saya jelaskan melalui uraian berikut.

Cara Cepat Print Excel Supaya Tidak Terpotong, Rapi dan Full Kertas F4

Cara print excel supaya tidak terpotong adalah langkah-langkah yang perlu sobat lakukan agar dokumen excel yang mau dicetak benar-benar sesuai dengan tampilan dokumen yang diketik pada layar desktop / PC.

Dengan mempelajarinya maka sobat tidak lagi khawatir akan hasil print out yang didapatkan, dokumen sobat terlihat rapi dan full kertas F4, tidak berat sebelah karena sesuai dengan margin yang telah diatur sebelumnya.

Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris Dokumen Excel

Anggaplah teman-teman sedang membuat dokumen seperti gambar berikut:

Coba perhatikan, dokumen ini membutuhkan banyak kolom. Nah, sebelum membuatnya teman-teman perkirakan dulu atau bisa juga dengan menghitung berapa banyak kolom yang digunakan (misalkan setelah dihitung ada 43 kolom). Jika sudah tahu berapa banyak jumlah kolom, sekarang aturlah lebar kolom (width) dan tinggi baris (height) dengan ukuran yang sama, misalnya dicontoh ini kita atur menjadi 20 pixels.

Mula-mula pilih dengan cara memblok ke-43 kolom. Kemudian aturlah lebar kolom dengan menggulir lebar salah satu kolom dari ke-43 kolom ke sebelah kiri hingga hasilnya adalah Width: 2,14 (20 pixels).

Lanjutkan dengan mengatur tinggi baris. Blok baris sebanyak mungkin, kemudian aturlah salah satu tinggi baris hingga hasilnya yaitu Height: 15,00 (20 pixels).

Walaupun yang kita atur hanya salah satu lebar kolom dan juga tinggi baris saja, tetapi kolom dan baris lainnya akan mengikuti sesuai ukuran yang kita tentukan. Dengan cara seperti ini semua sel yang sudah kita blok menjadi kotak berbentuk persegi.

Cara seperti ini akan memudahkan kita mengetik teks didalam dokumen dan juga mengetahui batas tepi dokumen sebelah kiri dan kanan. Jadi, kita tahu sampai dimana batas kita harus mengetik isi dokumen. Batas tepi yang tidak jelas akan mempengaruhi hasil print dokumen excel lho, misalnya terpotong, terbagi menjadi beberapa halaman dan tidak memenuhi ukuran satu halaman kertas.

Mengatur Ukuran Kertas Cetak

Langkah selanjutnya yang perlu sobat lakukan adalah dengan mengatur ukuran kertas.

Upayakan ukuran kertas yang digunakan sesuai dengan jenis kertas yang tersedia di printer yang sobat gunakan.

Jenis dan ukuran kertas yang tersedia di excel biasanya mengikuti printer default laptop/komputer. Untuk menambah jenis kertas F4 di excel teman-teman bisa membaca artikel yang berjudul cara membuat jenis kertas F4 permanen di excel

Untuk mengatur ukuran kertas cetak bisa sobat lakukan dengan cara klik tab PAGE LAYOUT kemudian pilih Size lalu pilih salah satu jenis dan ukuran kertas misalnya jenis kertas F4.

Teman-teman juga bisa melakukannya dengan memilih tab PAGE LAYOUT lalu pada group Page Setup klik ikon kecil yang ada disudut kanan bawah.

Akan muncul jendela Page Setup, kemudian pilih tab Page lalu pilih salah satu jenis kertas yang tersedia di Paper size dengan menggulir mouse, misalnya jenis kertas yang dipilih yaitu F4. Terakhir klik OK.

Mengatur Margin Kertas Cetak

Selanjutnya yang tak kalah penting perlu di atur adalah margin (batas tepi) halaman kertas cetak.

Cara sederhananya bisa kita lakukan dengan memilih Margins yang ada di tab PAGE LAYOUT.

Margins excel sudah menyediakan empat nilai default margin yaitu Last Custom Setting, Normal, Wide, dan Narrow. Sobat bisa memilih salah satunya. Namun, bila sobat menginginkan pengaturan Margins secara manual, pilih menu terakhir Custom Margins.

Pilihan menu ini akan memunculkan jendela Page Setup. Kita bisa mengatur batas tepi atas, bawah, kiri, kanan serta header dan footer melalui jendela ini. Untuk ukuran batas tepi header dan footer biasanya dikasi nilai 0, kecuali dokumen yang sobat buat memuat teks pada header atau footer seperti nomor halaman dan indeks tertentu.

Selain itu ada opsi tambahan untuk membuat hasil print excel berada di posisi tengah halaman kertas (center) baik secara horizontal maupun vertikal. Perhatikan kotak merah pada gambar berikut.

Apabila sobat mencentang opsi ini, maka hasil print dokumen excel persis berada ditengah halaman kertas. Perhatikan perbedaanya melalui preview jendela page setup gambar berikut dengan gambar sebelumnya.

Melihat Tampilan Hasil Cetak Dengan Page Layout

Sebelum teman-teman memutuskan untuk print dokumen excel sebaiknya teman-teman lihat tampilan hasil cetak lebih dulu melalui Page Layout yang ada di tab VIEW.

Fitur ini sangat membantu untuk melihat hasil print out dokumen excel apakah sudah rapi dan tidak terpotong. Tampilan ini jelas persis sama dengan hasil yang kita peroleh saat dokumen telah dicetak.

Dengan melihat tampilan ini tentu kita bisa mengedit kembali jikalau masih ada yang kurang rapi entah itu menyesuaikan kembali margins, mengatur lebar kolom dan sebagainya.

Mengatur Orientasi Halaman

Secara default, orientasi halaman microsoft excel adalah portrait (tegak).

Tidak tertutup kemungkinan kita mengubah orientasi halaman menjadi landscape (mendatar) bila hasil tampilan pra cetak dari Page Layout ternyata terpotong.

Opsi ini menjadi pilihan yang tepat bila ternyata dokumen yang kita buat terdiri dari kolom yang sangat banyak.

Tampilan halaman secara mendatar memungkinkan semua kolom bisa termuat dalam satu halaman saja. Dengan posisi mendatar maka bisa leluasa sedikit dan lebar kertas jauh lebih panjang dibanding portrait sehingga tampilan kolom tidak terpotong bahkan jaraknya bisa diatur agar tidak padat dan huruf pada teks juga tidak terlalu kecil.

Memilih orientasi halaman bisa sobat lakukan dengan cara klik tab PAGE LAYOUT lalu pilih Orientation kemudian pilih salah satu dari opsi yang tersedia, misalnya landscape.

Sesuaikan Print Area

Secara default seluruh bagian sel yang sudah terisi di excel akan ikut dicetak. Padahal tidak semua data yang sudah dientri harus diprint. Mungkin hanya digunakan sebagai database atau data pendukung saja. Nah, untuk menghindari hal ini kita bisa mengatur dan menyesuaikan sendiri area halaman tertentu yang akan dicetak (Print Area).

Cara menyesuaikan area print excel yaitu:

1. Tentukan range sel atau bagian sel yang akan diprint, misalnya dari kolom A sampai kolom AQ.

2. Bloklah kolom A hingga AQ, kemudian pada tab PAGE LAYOUT pilih Print Area lalu pilih Set Print Area.

Print area excel bisa juga dilakukan dengan cara klik tab PAGE LAYOUT lalu pada group Sheet Options klik ikon kecil yang ada disudut kanan bawah.

Akan muncul jendela Page Setup. Pastikan tab Sheet sedang aktif. Lalu klik ikon sebelah kanan Print Area.

Jendela Page Setup akan mengecil kemudian kita seleksi range sel sebagai area yang akan diprint. Tampilannya kurang lebih seperti gambar berikut:

Jika sudah selesai klik ikon yang saya kasi kotak warna merah untuk kembali ke posisi jendela sebelumnya. Lalu klik OK untuk mengakhiri.

Pada jendela ini, sobat juga bisa mengatur judul kolom agar bisa ter-print di setiap halaman excel secara otomatis yang tutorialnya bisa sobat baca disini

Pastikan Pergantian Setiap Halaman Benar Dengan Page Break

Oleh karena lembar kerja halaman excel sudah menyatu, terkadang pergantian antar halaman tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Terlebih bila dokumen yang kita buat terdiri dari baris yang sangat banyak.

Sebelum diprint baiknya sobat pastikan dulu pergantian halaman sudah benar dengan memanfaatkan fitur Page Break. Fitur ini akan menampilkan keseluruhan sheet atau lembar kerja dokumen excel yang terbagi dalam beberapa halaman.

Teman-teman bisa mengaktifkannya di tab VIEW lalu pilih Page Break Preview.

Dari tampilan Page Break Preview di atas, excel akan mencetak print area yang terpilih menjadi 2 halaman. Area tersebut ditandai dengan background warna putih dan berada didalam garis warna biru. Sementara bagian diluar garis biru tidak ikut dicetak.

Selain itu terdapat garis putus-putus di baris 86. Garis ini menunjukkan page break atau pergantian halaman pertama dan ke-dua.

Pergantian halaman ini bisa kita atur tanpa harus mengikuti pergantian otomatis excel.

Biasanya garis page break bisa kita geser ke sebelah kanan dan kiri ataupun kesebelah atas dan bawah.

Mengatur atau Menambah Page Break Excel

Sesuai contoh di atas, misalkan sobat ingin pergantian halaman berada di antara baris 84 dan 85. Sehingga teks DATA AYAH KANDUNG tercetak di halaman ke-dua.

Ada 2 cara yang bisa sobat lakukan untuk mengatur page break, yaitu:

Cara pertama, letakkan kursor tepat pada garis putus-putus lalu tekan klik kiri mouse dan tahan. Lalu tarik ke arah atas hingga garis tersebut tepat berada diantara baris 84 dan 85. Jika teman-teman sudah melakukan dengan benar, page break yang awalnya garis putus-putus berubah menjadi garis biasa.

Cara kedua, letakkan kursor di sel A85. Kemudian pada tab PAGE LAYOUT klik menu Breaks lalu pilih Insert Page Breaks. Hasilnya adalah akan ada garis page break diantara baris 84 dan 85.

Menghapus Page Break Excel

Tidak tertutup kemungkinan adanya garis page break yang tidak digunakan atau berlebihan. Garis tersebut bisa sobat hapus.

Caranya pun cukup mudah. Letakkan saja kursor pada salah satu sel dibawah garis page break yang ingin dihapus kemudian pilih Remove Page Breaks.

Apabila sobat ingin mengembalikan letak page break seperti semula, sobat tinggal pilih Reset All Page Breaks.

Menyesuaikan Skala Pencetakan

Tahap akhir dan cukup menentukan agar hasil print excel rapi dan tidak terpotong adalah menyesuaikan skala pencetakan dokumen.

Walaupun sebenarnya dengan pengaturan letak garis page break akan juga ikut menyusutkan persentase skala pencetakan.

Skala pencetakan bisa dilihat dan disesuaikan melalui tab PAGE LAYOUT kemudian tambah atau kurangi persentase skala di menu Scale pada grup Scale to Fit.

Yang terpenting adalah persentase skala kecil hanya untuk dokumen yang cukup lebar saja sementara untuk dokumen yang ramping baiknya sobat gunakan persentase skala yang besar

Setelah semua hal di atas sudah sobat lakukan, sekarang lakukan pengecekkan melalui Print Preview untuk memastikan hasil print out nantinya sudah sesuai dengan kebutuhan dan yang sobat inginkan.

Jika sudah sesuai maka dokumen excel yang sobat buat siap untuk dicetak atau diprint dengan printer kesayangannya.

Kesimpulan

Dengan membaca artikel ini, sobat sudah mendapatkan informasi lengkap yang bermanfaat seputar cara print excel agar file/dokumen yang dicetak bisa rapi, tidak terpotong dan full kertas F4. Selain itu, teman-teman juga sudah mengetahui keseluruhan istilah dan fitur yang tersedia pada print dokumen excel. Semoga hasil dokumen yang sobat cetak sesuai dengan yang diinginkan.

Akhir kata, sekian ulasan tentang cara print excel agar dokumen rapi, tidak terpotong dan full kertas F4, semoga bermanfaat. Salam Ono Niha - Ya'ahowu.