Tips Memperbaiki Pembulatan Angka Desimal dan Format Tanggal Pada Mail Merge Word

Tips ini membahas tentang cara memperbaiki atau mengatasi masalah pembulatan angka desimal setelah hasil mail merge word ditampilkan (Preview Results), dan juga mengubah format penulisan tanggal dan nilai uang sesuai format penulisan dalam bahasa Indonesia.

Masalah ini saya temui ketika salah seorang teman ditugaskan untuk membuat SKL (Surat Keterangan Lulus) siswa kelas VI SD dengan memanfaatkan fitur mail merge (baca: cara mudah membuat mail merge di word). Mula-mula dia masukkan database excel yang sudah dia siapkan sebelumnya.

Setelah melalui beberapa tahapan akhirnya dia menampilkan hasil mail merge yang telah dia buat tadi. Betapa terkejutnya dia dengan hasil yang dia dapatkan. Ternyata nilai mata pelajaran yang tampil berantakan dan sangat panjang. Ada beberapa nilai yang belum terbulatkan, nilainya ada beberapa angka dibelakang koma.

Salah satu nilai yang dia dapatkan adalah 76,799999999999997. Padahal dia yakin banget kalau nilai database excel yang dia buat sudah dibulatkan menjadi satu angka dibelakang koma.

Demikian juga dengan format penulisan tanggal lahir. Yang tertulis 1/17/2008, padahal yang dikehendaki seharusnya 17 Januari 2008.

Akhirnya saya perbaiki. Hasilnya, nilai tiap mata pelajaran menjadi satu angka dibelakang koma serta penulisan tanggal lahir menjadi sesuai dengan format penulisan bahasa Indonesia.

Agar lebih bermanfaat, melalui artikel ini saya bagikan kepada teman-teman semua, siapa tahu juga teman-teman menemui masalah yang sama dan butuh solusi untuk memperbaikinya.

Sebenarnya masalah ini juga sering ditemui saat membuat nilai rapor siswa dengan memanfaatkan fitur mail merge.

Langsung saja teman-teman berikut langkah-langkahnya, hanya saja saya menggunakan microsoft office word 2013. Tetapi cara ini kompatibel dengan versi word 2007, 2010, dan 2016.

Memperbaiki Pembulatan Angka Desimal Pada Mail Merge Word

1. Aktifkan dengan cara klik salah satu angka pada nilai yang ingin dibulatkan menjadi satu angka dibelakang koma atau nilai yang ingin dihilangkan desimalnya sehingga keseluruhan angka terlihat seperti diblok.

2. Lalu klik kanan pada mouse kemudian pilih Edit Field.

3. Akan muncul kotak dialog Field. Pada kotak tersebut, klik Field Codes yang terletak di sudut kiri paling bawah.

4. Lalu tampilan kotak dialog Field berubah dengan menampilkan Advanced field properties seperti gambar berikut:

Pada kotak ini kita bisa memperbaiki pembulatan angka desimal mail merge dengan menambahkan sedikit kode pada kotak Field Codes yang disediakan. Agar lebih jelas, berikut penjelasannya.

• MERGEFIELD PAI merupakan nama field yang memuat nilai mata pelajaran Pendidikan Agama di SKL.


• Tambahkan kode berikut didepan MERGEFIELD PAI.
  • Kode \#"0" (selengkapnya menjadi: MERGEFIELD PAI\#"0") berguna untuk menghilangkan segala angka desimal dibelakang koma atau nilai dibulatkan menjadi bilangan bulat.
  • Kode \#"0,0" (selengkapnya menjadi: MERGEFIELD PAI\#"0,0") berguna untuk membulatkan nilai menjadi satu angka dibelakang koma.
  • Kode \#"0,00" (selengkapnya menjadi: MERGEFIELD PAI\#"0,00") berguna untuk membulatkan nilai menjadi dua angka dibelakang koma.

Catatan: saya menggunakan tanda koma sebagai pembatas angka 0,0 karena pengaturan Regional and Language dilaptop saya adalah Indonesia. Tapi kalau pengaturan Regional and Language dilaptop teman-teman English maka harus menggunakan tanda titik atau ditulis menjadi 0.0

Karena pada tutorial ini kita bermaksud untuk membulatkan nilai mail merge menjadi satu angka dibelakang koma maka Field Codes-nya kita tulis menjadi MERGEFIELD PAI\#"0,0"

5. Setelah langkah di atas dilakukan, jangan lupa klik OK untuk mengakhiri. Lakukan langkah yang sama untuk membulatkan setiap nilai mata pelajaran lainnya. Hasilnya tampak seperti pada gambar berikut.

Memperbaiki Format Tanggal dan Nilai Uang Pada Mail Merge Word

Lalu bagaimana cara mengubah format penulisan tanggal dan nilai uang??

Nah, untuk mengubah format penulisan tanggal dan nilai uang pada mail merge word, teman-teman bisa melakukannya dengan langkah berikut.

1. Klik tanggal atau nilai uang yang ingin kita ubah, agar terlihat seperti diblok. Lalu klik kanan pada mouse kemudian pilih Edit Field.

2. Akan muncul kotak dialog Field. Pada kotak tersebut, klik Field Codes yang terletak di sudut kiri paling bawah. Pada kotak yang muncul, tambahkan kode berikut melalui kotak Field Codes yang disediakan. Berikut penjelasannya:

• MERGEFIELD Tanggal_Lahir merupakan nama field yang memuat tanggal lahir siswa di SKL.


• Tambahkan kode berikut didepan MERGEFIELD Tanggal_Lahir.
  • Kode \@"dd MMMM yyyy" (selengkapnya menjadi: MERGEFIELD Tanggal_Lahir\@"dd MMMM yyyy") berguna untuk mengubah format tanggal, contohnya dari tanggal sebelumnya 1/8/2008 menjadi 08 Januari 2008.
  • Kode \@"d MMMM yyyy" (selengkapnya menjadi: MERGEFIELD Tanggal_Lahir\@"d MMMM yyyy") berguna untuk mengubah format tanggal, contohnya dari tanggal sebelumnya 1/8/2008 menjadi 8 Januari 2008.
  
  Perbedaannya yaitu kalau d saja berarti format penulisan tanggal hanya satu digit (contoh 1, 2, 3, dst) sementara dd berarti format tanggal ditulis dua digit (contoh 01, 02, 03, dst). Silahkan pilih salah satu format tanggal yang diinginkan.


• Tambahkan kode \#"#.##0,00" (selengkapnya menjadi: MERGEFIELD Nilai_Uang\#"#.##0,00") berguna untuk mengubah format nilai uang, contohnya 10.000.000,00.

3. Silahkan tambahkan kode format tanggal sesuai yang sobat inginkan misalnya MERGEFIELD Tanggal_Lahir\@"dd MMMM yyyy". Jangan lupa akhiri dengan mengklik OK.

4. Berikut hasilnya:

5. Dari gambar di atas jelas terlihat bahwa format penulisan tanggal sudah berubah.

Demikian tips memperbaiki pembulatan angka desimal dan format tanggal pada mail merge word, semoga bermanfaat. Salam Ono Niha - Ya'ahowu.