Cara Mudah Membuat Mail Merge di Word

Mail Merge merupakan salah satu fitur di Microsoft Office Word yang membantu kita untuk membuat sebuah dokumen misalnya surat, sertifikat, label, amplop dengan isi sama tetapi penerima, alamat penerima, tanggal lahir, dll yang berbeda. Biasanya fitur mail merge lebih efektif digunakan untuk dokumen yang penerimanya dalam jumlah banyak.


Ada dua dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge yaitu:
  • Data Source, yaitu dokumen yang isinya data masing-masing penerima, misalnya namanya, alamat penerima, dll. Data Source bisa dibuat melalui aplikasi Excel, Access, Outlook, dll.
  • Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima dan dibuat di word.

Pada umunya cara membuat mail merge mempunyai cara yang sama untuk semua jenis Microsoft Office Word. Akan tetapi jenis Microsoft Office yang saya gunakan pada tutorial ini adalah Microsoft Office Word 2013, dan Data Source-nya dibuat menggunakan Microsoft Office Excel 2013. Ada beberapa keuntungan membuat Data Source menggunakan aplikasi Excel, yaitu:
  • Lebih mudah untuk menghapus data dan menambah data baru.
  • Lebih mudah membaca data karena sudah tersusun rapi dan dibuat dalam tabel.
  • Lebih mudah menyalin atau memindahkan data ke lembar dokumen yang lain.
  • Lebih mudah mengurutkan data dan melakukan pencarian data.
  • Dan beberapa kemudahan lainnya yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Untuk tutorial ini saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan piagam/sertifikat. Langkah-langkah membuatnya yaitu sebagai berikut.

Langkah Pertama: Membuat Data Source
Bukalah Microsoft Office Excel 2013 kemudian buatlah data berikut kemudian simpanlah ditempat/folder yang mudah Anda cari, dengan nama Data Source.xlsx atau sesuai keinginan Anda.


Langkah Kedua: Membuat Dokumen Master
Bukalah Microsoft Office Word 2013 kemudian buatlah piagam seperti tampilan berikut kemudian simpan dengan nama Dokumen Master - Piagam.docx atau sesuai keinginan Anda.


Langkah Ketiga: Menghubungkan Data Source dengan Dokumen Master
  1. Aktifkan Dokumen Master atau dokumen word yang sudah disimpan tadi (Dokumen Master - Piagam.docx). Field Data source nantinya akan kita masukkan pada isian <<NAMA>> dan <<JUARA>>.
  2. Selanjutnya pilih MAILINGS lalu pilih Start Mail Merge kemudian pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard...


  3. Lalu muncul jendela Mail Merge disisi kanan dokumen. Pada jendela ini kita akan mengatur mail merge step by step artinya kita atur dengan beberapa langkah atau step (ada 6 step).


  4. Step 1: pada step ini kita diminta untuk menentukan jenis dokumen, pilihlah Letters kemudian klik Next: Starting document untuk melanjutkan ke step 2.


  5. Step 2: pilih Use the current document kemudian klik Next: Select recipients untuk melanjutkan ke step 3.


  6. Step 3: pilih Use an existing list kemudian klik Browse...


  7. Akan muncul jendela Select Data Source. Carilah lokasi penyimpanan file Data Source.xlsx. Kemudian pilih file tersebut lalu klik Open.


    Muncul kembali sebuah jendela yaitu jendela Select Table. Pada jendela ini kita diminta untuk menentukan lokasi Worksheet penyimpanan data source (Misalkan data source pada tutorial ini berada pada sheet1). Sehingga untuk jendela Select Table tinggal klik OK.


    Jendela terakhir muncul kembali yaitu jendela Mail Merge Recipients. Pada jendela ini Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Untuk itu Anda tinggal klik OK.


    Langkah terakhir untuk step 3 yaitu klik Next: Write your letter untuk melanjutkan ke step 4.
  8. Step 4: pada step ini kita akan menentukan lokasi field mail merge. Langkah pertama bloklah field <<NAMA>> pada document, lalu pilih More items...


  9. Kemudian muncul jendela Insert Merge Field. Pilih Database Fields, lalu pada pilihan fields pilih NAMA, kemudian klik Insert selanjutnya klik Close.


    Langkah kedua, hampir sama dengan langkah pertama yaitu bloklah field <<JUARA>> pada document, lalu pilih More items... Kemudian muncul jendela Insert Merge Field. Pilih Database Fields, lalu pada pilihan fields pilih JUARA, kemudian klik Insert selanjutnya klik Close.


    Langkah terakhir untuk step 4 yaitu klik Next: Preview your letters untuk melanjutkan ke step 5.
  10. Step 5: pada dokumen akan tampil Data Source yang sudah kita tentukan tadi yaitu data field <<NAMA>> dan <<JUARA>>. Pastikan datanya sudah benar dan Anda bisa menggunakan panah gulir kiri dan kanan melihat data field yang lain.


  11. Akhiri step 5 dengan cara klik Next: Complete the merge dan akan dilanjutkan ke step 6.
  12. Step 6: merupakan step terakhir. Jika Anda tidak mau mencetak Anda tinggal menutup/close jendela mail merge tetapi jika ingin langsung mencetak kliklah Print.


  13. Akan muncul jendela baru, lalu klik OK.


    Jendela Print akan muncul. Ubah pengaturan print jika diperlukan, lalu klik OK. Piagam akan dicetak.


  14. Terakhir simpanlah dokumen. Contoh filenya bisa Anda download disini. Selamat mencoba.
Salam Ono niha, Ya'ahowu.

Barangkali Anda juga mencari artikel berikut:
Bagikan:

No comments:

Post a Comment

Terimakasih sudah membaca artikel ini, jika senang dengan artikel ini silahkan share dengan sharing buttons di atas. Harap berkomentar sesuai dengan judul artikel. Copy paste wajib menyertakan link https://emanmendrofa.blogspot.com. Salam Ono Niha, Ya'ahowu.

Post Terbaru

Join Fanspage

Total Tampilan